Les astuces pour faire coïncider votre projet artistique avec les dépôts de subventions

Combien d’entre vous ont déjà raté une subvention en raison de problèmes de calendrier ?

Avez-vous déjà manqué le dépôt d’une subvention parce que votre projet n’était pas prêt à temps ?

Pour déposer une subvention dans de bonnes conditions, il est souvent nécessaire de synchroniser plusieurs calendriers :

Dans cet article, je vais vous expliquer :

- Pourquoi il est difficile de faire coïncider le calendrier de notre projet avec le calendrier des subventions ?

- Comment planifier votre projet pour déposer des dossiers de demande de subvention dans les temps ?

1. De quelle manière les critères des subventions impactent-ils le calendrier de notre projet ?

Prenons l’exemple concret de l’aide à la création dans le domaine du spectacle vivant de la Région Ile de France.

Pour être éligible à cette subvention, il faut remplir les critères suivants :

- Le projet de création doit justifier de partenariats en nature, en industrie et en numéraire d’au moins un lieu ou opérateur francilien. - Le projet de création doit justifier au minimum de deux coproducteurs financiers avérés (sociétés civiles, collectivités territoriales, Etat ou lieux), dont un coproducteur francilien. - Le projet de création doit justifier d’un volume minimum de dates de diffusion en Ile-de-France, dans la limite de deux saisons à partir de la date de création, et dans le cadre de contrats de cession ou de contrats d’engagement direct par la structure de diffusion, soit : • Danse : 4 représentations dont 2 en Ile-de-France • Théâtre : 8 représentations en Ile-de-France dans au moins 2 lieux différents • Marionnette, conte, art du geste, cirque : 4 représentations en Ile-de-France dans au moins 2 lieux différents • Opéra : 2 représentations en Ile-de-France

• Musiques : 5 représentations dont 2 en Ile-de-France • Arts de la rue et cirque sous chapiteau : 4 représentations dont 1 en Ile-de-France • Jeune public : 10 représentations en Ile-de-France dans au moins 2 lieux différents

Ainsi, le dépôt du dossier ne doit pas intervenir :

> trop tôt > car vous aurez besoin de ressembler un certain nombre de partenaires en amont, notamment des coproducteurs et des pré-acheteurs.

> trop tard > car les subventionneurs ne soutiendront que les projets qui débutent après la date de commission.

Ce calendrier s’applique également à de nombreuses subventions et aides aux projets.

Ainsi, vous l’aurez compris, il est crucial que le calendrier de votre projet soit en adéquation avec le calendrier de dépôt des subventions. Cependant, cela peut parfois poser des difficultés.

2. Quel est moment idéal de mon projet pour déposer un dossier de subvention ?

On peut noter 4 phases dans la vie d’un projet :

Cadrage
Conception
Réalisation
Clôture

Dans le cadre d’une création de spectacle, les 4 phases peuvent correspondre à :

1. L’idée / 2. La recherche de partenaires et de producteur / 3. Les répétitions et la date de création / 4. La tournée.

La recherche de subvention doit se faire dans la phase 2 du projet : la phase de conception.

Si vous faites une demande de subvention lors de la phase 1 (cadrage.) C’est trop tôt !

Lors de la phase de cadrage, vous êtes encore entrain de définir votre projet. Vous n’avez aucune idée du volume du projet, ni des dates auxquels il se déroulera. Vous n’avez pas encore pris contact avec des partenaires. Si vous déposez un dossier lors de cette phase, les subventionneurs vont probablement considérer que votre projet n’est pas encore assez concret. Si vous avez peu de partenaires pour réaliser votre projet, vous risquez de manquer de crédibilité.

Malgré tout, vous pouvez commencer dès la phase 1 à prendre des renseignements pour connaître les subventions susceptibles de correspondre à votre projet et les dates de dépôt. Cela influera peut-être la phase de conception.

Si vous faites une demande de subvention lors de la phase 3 ou 4 (réalisation ou clôture.) C’est trop tard !

En effet, dans la majorité des cas, les subventionneurs demandent que le projet ne soit pas commencé avant la date de commission d’attribution de la subvention. Il faut donc déposer son dossier de demande avant le début du projet.

En revanche, si vous en êtes à la phase 2 (conception) ; alors c’est le bon moment pour faire des demandes de subvention !

Dans la phase de conception, vous allez vraiment commencer à affiner votre projet. Vous allez définir dans le détail ce qui doit être fait, comment et avec quels moyens humains.

C’est une phase où vous allez commencer à définir le budget. Vous allez même contacter quelques partenaires susceptibles d’être à vos côtés.

Alors, c’est la phase parfaite pour déposer un dossier de subvention !

3. Qu’est-ce qui « coince » ?

Aujourd’hui, en observant les nombreux projets que j’accompagne, je constate régulièrement que les calendriers sont difficiles (parfois impossibles) à tenir, pour deux raisons principales :

1. Première raison à ce problème : un manque d’information sur les subventions

Si vous découvrez la subvention et ses critères quelques jours avant sa date limite, il sera très difficile de tenir les délais.

Ce manque d’information peut être dû :

à une veille insuffisante > si vous ne faites pas une veille efficace pour vous informer sur les subventions alors vous prenez le risque de passer à côté des dates limites (cf., un prochain article sur une veille efficace)
à une publication tardive des informations par les financeurs > ces derniers mois, j’ai pu observer que de nombreux subventionneurs publient les critères de la subvention moins d’un mois avant la date limite. Les délais deviennent donc très court.

Les conséquences de ce problème sont que les personnes habituées peuvent anticiper et respecter les délais, alors que les autres doivent s’adapter ou renoncer.

2. Deuxième raison à ce problème : la difficulté à monter des projets

Si votre projet est encore à un stade préliminaire ou si vous n’avez pas rassemblé suffisamment de partenaires, vous risquez de ne pas répondre aux critères d’éligibilité du subventionneur.

Il est souvent difficile de construire le projet suffisamment tôt pour le dossier de subvention en raison :

du temps nécessaire pour construire des partenariats > L’exemple ci-dessus de l’aide à la création dans le domaine du spectacle vivant de la Région Ile de France est assez parlant : aujourd’hui, combien de temps faut-il pour trouver des partenaires à un spectacle ou un projet ?

Les délais de réponses des diffuseurs, les difficultés à trouver des coproducteurs ou des pré-acheteurs rendent les montages de projet de plus en plus complexes.

4. Quel est le calendrier des subventionneurs ?

Pour mieux comprendre les délais de dépôt de subvention, il faut étudier la manière les subventionneurs s’organisent. On peut observer deux types d’organisation :

1. Les subventionneurs qui fonctionnent en commission

Pour ceux qui fonctionnent en commission, il y a généralement plusieurs appels à projets par an.

Par exemple, la Spedidam a en moyenne 7 commissions par an. Tandis que le Centre National de la Musique a en moyenne 5 commissions par an pour son aide à la création. Les Régions comme l’Etat peuvent avoir entre 2 et 4 commissions par an pour certains dispositifs.

2. Les subventionneurs qui attribuent des subventions au rythme de leur exercice budgétaire.

Un grand nombre de collectivités locales (mairie, intercommunalité, département) attribuent leurs subventions en fonction du rythme de leurs exercices budgétaires.

Un schéma vous permettra d’y voir plus clair :

Ainsi pour pouvoir faire leur pré-maquette budgétaire, ces collectivités lancent les campagnes de dépôts entre septembre et décembre : C’est la saison des subventions !

Et nous avons la réponse pour cette subvention à la suite du vote du budget entre le 15 avril et le 30 juin : c’est la période d’attribution des subventions !

5. Alors, quelle est la bonne méthode pour faire coïncider nos projets avec les dépôts de subventions ?

Pour faire coïncider vos projets avec les dépôts de subventions, je vous conseille la méthode suivante :

Étape 1 : Faire un planning de votre projet en identifiant à quelle période tombe la phase de conception.

L’objectif est de valider la durée de votre phase de conception et de noter quelle est la date idéale pour lancer le projet ? (Pour les projets artistiques, cela revient à vous demander : quelle est la date de création du spectacle ?)

Étape 2 : Réaliser une liste de subventions qui pourraient correspondre à votre projet

Lors de cette liste, il conviendra de noter les critères mais aussi les dates de dépôts.

Étape 3 : Avec un calendrier sous les yeux, posez-vous la question suivante : est-ce que la phase de conception de mon projet correspond aux dates de dépôts des dossiers ?

Si oui, alors il ne vous reste plus qu’à vérifier que vous remplissez les critères d’éligibilité. Si non, alors, vous pouvez réfléchir -dans la mesure du possible- à décaler votre projet pour le faire correspondre aux calendriers des subventions.

En conclusion

Réussir la rencontre entre le calendrier de votre projet et le calendrier du subventionneur n’est pas une chose aisée ! La solution tient en deux mots : s’informer et anticiper !

a. S’informer : avoir une veille régulière pour être plus agile et récolter des informations sur les subventions en amont.

b. Anticiper : entre la phase de cadrage et la phase conception du projet, il sera pertinent de faire un retroplanning qui prend en compte les dossiers de subvention à déposer.